Dificultades y soluciones en la gestión de poderes y firmas autorizadas en cuentas bancarias

Los responsables de Tesorería de los grandes grupos empresariales se encuentran con dificultades similares en la gestión de poderes, cuentas bancarias, mandatos y firmas autorizadas.

Un grupo empresarial que pueda estar integrado, por ejemplo, por 70 sociedades y/o delegaciones o centros de trabajo, puede mantener activas hasta 600 cuentas bancarias.  Estas cifras pueden suponer más de 2.000 apoderamientos y firmas autorizadas. Si el grupo cuenta con filiales internacionales, pueden existir dificultades adicionales en la gestión de poderes y firmas autorizadas.

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Estas son de diferente naturaleza:

  • Exceso de tiempo dedicado a tareas manuales.
  • Diferentes fuentes de información, lo que está ligado a veces a la descentralización de responsabilidades, y desactualización de la misma.
  • Ausencia de procedimientos y estándares de trabajo a nivel corporativo
  • Procesos que no integran las necesarias aprobaciones internas de las autorizaciones y falta de coherencia en la cadena de delegación de autoridad.
  • Riesgos operacionales y de seguridad de la información (derechos de acceso, fraude, cuentas bancarias “olvidadas”)
  • Control limitado, sin garantías para una adecuada segregación de poderes o funciones e incurriendo en riesgos de incumplimiento normativo.

Mejorar pasa necesariamente por “adelgazar” los procesos de gestión, que además de a Tesorería implican principalmente al departamento Legal, y disponer de información centralizada, coordinada y segura que facilite dicha gestión de poderes.

La disposición de herramientas de software especializadas en gestión de poderes permite una solución a esta problemática.  Impulsan la productividad de las áreas implicadas, Legal y Tesorería, y contribuyen a limitar potenciales riesgos financieros o de incumplimiento normativo. La integración en estas herramientas de protocolos preparados para eBAM (electronic Bank Account Management), que permitan automatizar las autorizaciones en cuentas bancarias, es otra de las claves.

Puede encontrar información sobre soluciones de gestión de poderes y firmas autorizadas en cuentas bancarias consultando nuestra página web aquí.

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